Tugas Paper

Teknologi Informasi: Peluang dan Tantangan bagi SISTEM AKUNTANSI MANAJEMEN KONTEMPORER

PENDAHULUAN

Teknologi informasi telah berkembang demikian pesatnya dan membawa dampak yang signifikan dalam segala aspek kehidupan. Sejak ditemukannya komputer pada tahun 1955, peradaban dunia telah memasuki era informasi. Komputer yang sebelumnya hanya digunakan untuk membantu dalam pekerjaan administrasi, sekarang dengan berkembangnya teknologi telekomunikasi dan teknologi otomasi kantor, pemanfaatan komputer  telah meluas sebagai alat pemrosesan, komunikasi dan distribusi informasi. Bahkan saat ini teknologi sudah berfungsi lebih strategis yaitu sebagai alat persaingan.

Teknologi informasi pada saat sekarang ini sudah menjamur di berbagai kalangan. Dengan adanya teknologi informasi, jarak dan waktu bukan lagi menjadi masalah yang perlu dipikirkan, karena informasi dapat diakses dari mana saja dan kapan saja ke berbagai belahan dunia hanya dalam hitungan detik. Pengguna teknologi informasi kini tidak perlu lagi pergi ke suatu negara tertentu untuk mendapatkan sebuah informasi yang diperlukan. Dengan menggunakan sebuah komputer yang terhubung dengan jaringan internet segala informasi, hiburan, dan bahkan berbelanja sekalipun dapat kita lakukan. Bagi perusahaan yang beroperasi dari berbagai lokasi dan memiliki pemasok dan konsumen yang tersebar dan terpisah oleh jarak yang cukup jauh. Teknologi informasi mampu mengintegrasikan, mengkomunikasikan dan mempertukarkan berbagai aktivitas bisnis penting yang terdistribusi secara geografis. Dengan kata lain, aspek jarak dan waktu menjadi relatif dekat dan singkat.

Dewasa ini teknologi informasi bagi bisnis muncul dalam berbagai bentuk. Teknologi informasi yang terintegrasi seperti internet, groupware, Enterprise Resource Planning (ERP) telah memperkuat kenyataan bahwa Teknologi informasi  telah menyatu dengan dunia bisnis. Dalam bidang akuntansi, sistem pemrosesan informasi akuntansi berbasis komputer telah banyak diaplikasikan pada berbagai organisasi dengan tujuan untuk memberikan kemudahan bagi para akuntan dalam menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Jadi dapatlah dikatakan bahwa pemanfaatan teknologi informasi pada setiap penyelenggaraan kegiatan operasional perusahaan merupakan kebutuhan yang tidak terelakkan, yang digunakan untuk pengolahan data, mendukung pertukaran data dan informasi serta penyaluran informasi secara cepat, tepat, dan akurat.

TEKNOLOGI INFORMASI DAN AKUNTANSI MANAJEMEN

Perkembangan dalam bidang teknologi informasi telah terbukti menawarkan kemungkinan untuk mengembangkan suatu sistem akuntansi manajemen yang fleksibel dan terintegrasi. Sistem informasi akuntansi manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu manajemen. Dengan adanya Sistem informasi akuntansi manajemen dapat mempermudah dalam :

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perhitungan harga pokok jasa dan produk dan tujuan lain yang diinginkan manajemen
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian dan pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui cara menggunakan informasi akuntansi manajemen yang dapat membantu  mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah dan mengevaluasai kinerja. Jika dikaitkan antara tuntutan untuk memberikan pelayanan berkualitas kepada pengguna sistem informasi akuntansi manajemen maka keberadaan teknologi informasi mempunyai peranan penting dan strategis.

Beberapa penelitian terdahulu yang telah dilakukan menunjukkan bahwa implementasi teknologi informasi terbukti dapat meningkatkan pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu melalui akses pengguna individu ke sistem yang terintegrasi. Disamping itu, dengan adanya teknologi informasi, sistem akuntansi manajemen dapat lebih fleksibel merespon kebutuhan manajerial untuk aktivitas kalkulasi biaya produksi yang lebih kompleks. Banyak perusahaan menemukan bahwa peningkatan daya respon dari sistem akuntansi manajemen kontemporer memungkinkan mereka merealisasikan penghematan biaya secara berarti melalui penghapusan sejumlah besar laporan  internal.

Dalam dekade terakhir ini telah terjadi pergerakan dan perubahan yang sangat besar dalam lingkungan bisnis. Persaingan dalam berbagai industri telah menjelma menjadi persaingan global. Kondisi persaingan yang semakin tajam telah membawa pengaruh terhadap praktik akuntansi manajemen yang inovatif dan relevan. Salah satu praktik tersebut adalah biaya berdasarkan aktivitas (Activity Based Costing).  Biaya berdasarkan aktivitas meningkatkan keakuratan pengalokasian biaya dengan menelusuri biaya berbagai aktivitas, dan kemudian sampai pada produk atau pelanggan yang menggunakan berbagai aktivitas tersebut. Dengan pendekatan biaya berdasarkan aktivitas akan dihasilkan perhitungan harga pokok yang lebih akurat, karena metode ini dapat mengidentifikasi secara teliti aktivitas – aktivitas yang dilakukan oleh manusia, mesin dan peralatan dalam menghasilkan suatu produk atau jasa.

Praktik biaya berdasarkan aktivitas berusaha mengatasi kelemahan akuntansi biaya tradisional. Dalam metode tradisional pembebanan biaya bahan baku dan tenaga kerja langsung dapat dilakukan dengan cermat dan mudah karena menggunakan pembebanan langsung. Tetapi untuk pembebanan biaya overhead pada umumnya dibebankan dengan menggunakan dasar jam tenaga kerja langsung. Pembebanan ini dianggap menimbulkan distorsi karena beberapa alasan, pertama pada saat perusahaan menggunakan teknologi maju dengan memanfaatkan komputer, maka tenaga kerja yang digunakan menjadi berkurang peranannya dalam membentuk produk. Kedua, apabila jenis barang yang diproduksi beragam maka setiap jenis barang akan memiliki karakteristik yang berbeda dalam tingkat kesulitan, ukuran, jumlah penyetelan mesin yang tentunya akan menyerap biaya overhead yang berbeda.

Jika dikaitkan dengan biaya berdasarkan aktivitas. Salah satu teknologi yang secara nyata berpengaruh terhadap biaya berdasarkan aktivitas adalah Sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sebelum Sistem ERP, tiap departemen dalam suatu organisasi memiliki sistem komputer dan database mereka sendiri. Sistem tersebut tidak mampu untuk berkomunikasi satu dengan yang lain atau memerlukan untuk menulis kembali data untuk membuatnya mampu berkomunikasi antar sistem komputer.

Sebagai contoh keuangan perusahaan merupakan sistem yang terpisah dengan sistem sumberdaya manusia. Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari – hari dalam pengelolaan sumberdaya perusahaan. Dengan kata lain, sistem ERP adalah informasi manajemen yang mengintegrasikan akuntansi keuangan, akuntansi manajemen, akuntansi biaya, perencanaan produksi, manajemen material penjualan dan distribusi, manajemen sumber daya manusia, manajemen kualitas, dan pelayanan pelanggan dengan menggunakan relational database. Penggunaan relational database memungkinkan area fungsional untuk berbagi informasi tanpa harus memasukkan data atau duplikasi data dalam database. Sistem ERP dapat secara signifikan meningkatkan ketersediaan dan keandalan informasi pemicu biaya aktivitas (activity cost-driver information). ERP mampu melacak setiap biaya ke setiap aktivitas dan kemudian  ke masing – masing produk atau jasa.

PELUANG DAN TANTANGAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI  SISTEM AKUNTANSI MANAJEMEN KONTEMPORER

Perusahaan saat ini juga mulai menggunakan akuntansi manajemen untuk mendukung tujuan stratejik mereka. Akuntansi Manajemen  telah berubah peran yaitu tidak hanya berfokus pada penentuan biaya produk dan pelaporan keuangan, tetapi berfokus juga pada bagaimana mengembangkan informasi biaya dan informasi lainnya untuk mendukung pengelolaan perusahaan dan pencapaian tujuan-tujuan stratejik yang disebut juga manajemen biaya stratejik. Manajemen biaya strategik adalah analisis biaya dalam konteks luas yang terhubung  dengan elemen-elemen strategi secara lebih sadar, eksplisit, dan formal agar informasi biaya dapat digunakan untuk mengembangkan strategi unggul yang dapat mendukung keunggulan kompetitif. Terdapat 2 strategi umum yang mampu memberikan keunggulan bersaing yang berkesinambungan yaitu: strategi biaya rendah dan strategi diferensiasi. Strategi biaya rendah merupakan strategi perusahaan menghadapi pesaingnya dengan cara memproduksi produk atau jasa pada biaya yang paling rendah. Sementara strategi diferensiasi diimplementasikan dengan cara menciptakan persepsi pelanggan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahan bersifat unik. Kedua strategi tersebut menyebabkan perlunya sistem akuntansi manajemen kontemporer untuk memahami kegiatan yang memberikan kontribusi terhadap rantai nilai (value chain).
Value chain di sini berasal dari konsep rantai nilai yang diperkenalkan oleh Michael Porter. Dalam konsep keunggulan kompetitif (competitive advantage), Porter menjelaskan bahwa aktivitas penciptaan suatu produk atau jasa harus melalui suatu urutan proses tertentu. Sebuah perusahaan akan memiliki keunggulan kompetitif bila manajemen berhasil memiliki rantai proses yang paling efisien.  Dengan kata lain rantai nilai merupakan alat analisis stratejik yang digunakan untuk memahami secara lebih baik terhadap keunggulan kompetitif, untuk mengidentifikasi peningkatan  nilai pelanggan atau penurunan biaya serta  untuk memahami secara lebih baik hubungan perusahaan dengan pemasok, pelanggan, dan perusahaan lain dalam industri sehingga menjadikan perusahaan lebih kompetitif.
Model rantai nilai Porter memfokuskan pada aktifitas khusus yang dijalankan dalam perusahaan, dimana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan baik dengan dukungan teknologi informasi. Aktivitas khusus tersebut dapat digolongkan ke dalam 2 aktivitas, yaitu aktivitas utama dan pendukung. Aktivitas utama yang berhubungan dengan produksi, distribusi, dan jasa dari perusahaan seperti pelayanan, penjualan dan pemasaran yang menciptakan nilai bagi pelanggan. Sedangkan aktifitas pendukung membantu kelancaran kegiatan aktifitas utama yang terdiri dari infrastruktur organisasi seperti sumber daya manusia, teknologi dan pembelian bahan yang dinutuhkan dalam proses produksi. Dalam pengelolaan rantai nilai diperlukan pemahaman tentang fungsi bisnis, mulai dari manufaktur, pemasaran, distribusi hingga kepelayanan pelanggan. Ketika pendekatan rantai nilai digunakan dan nilai pelanggan diutamakan,  fungsi – fungsi tersebut saling berhubungan, keputusan yang satu akan mempengaruhi keputusan yang lainnya.

Dalam upaya penciptaan nilai internal, sistem akuntansi manajemen kontemporer dapat memanfaatkan sistem Entreprise Resource Planning (ERP). ERP adalah sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal berwujud termasuk aset, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para stakeholder di luar. Sistem ERP membantu sistem akuntansi manajemen kontemporer untuk mengidentifikasi kegiatan sebelum dan sesudah produksi untuk kemudian dimanfaatkan. Memanfaatkan hubungan internal berarti bahwa hubungan antar kegiatan dinilai dan digunakan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan nilai. Misalnya, desain produk dan pengembangan adalah kegiatan yang terjadi sebelum produksi dan terkait dengan kegiatan produksi. Cara produk tersebut didesain mempengaruhi biaya produksi. Bagaimana biaya produksi tersebut terpengaruh membutuhkan pengetahuan mengenai pendorong biaya (cost driver). Sistem ERP membantu sistem akuntansi manajemen kontemporer untuk mengidentifikasi pendorong biaya yang  dapat membantu para akuntan manajemen untuk mengurangi biaya produksi sehingga strategi kepemimpinan biaya atau differensiasi dapat tercapai.

Disamping Peluang, teknologi informasi juga memberikan tantangan bagi para pelaku sistem akuntansi manajemen kontemporer yaitu para akuntan manajemen. Perubahan yang cepat dalam bidang teknologi dan pemrosesan informasi telah merubah bagaimana suatu organisasi dikelola di masa yang akan datang. Sebagai akibatnya akuntan manajemen sudah seharusnya bertindak sebagai agen perubahan. Tantangan yang paling penting adalah perlunya akuntan manajemen untuk mengembangkan keahlian baru dalam sejumlah bidang seperti misalnya strategi, sumberdaya manusia, manajemen keuangan, dan teknologi informasi. Selanjutnya, tantangan yang tak kalah menarik adalah peran akuntan manajemen untuk menyesuaikan kemampuan teknologi informasi dengan kebutuhan akan infomasi akuntansi manajemen dalam perusahaan, hal ini membuat peran akuntan manajemen menjadi semakin berarti. Akuntan manajemen dituntut tidak hanya tahu bagaimana menjalankan sistem akan tetapi harus juga tahu apa yang harus diperbuat pada sistem sehingga informasi yang akan dihasilkan sesuai dengan kebutuhan manajemen. Misalnya saja, pada saat dilaksanakannya proyek ERP atau impelementasi perangkat lunak akuntansi yang baru  peran akuntan manajemen menjadi semakin banyak, yaitu sebagai pengembang, penganalisa, pembeli perangkat lunak, konsultan dan pelatih. Perubahan peran yang demikian drastis tentunya bukan merupakan tantangan yang mudah untuk dihadapi oleh para akuntan manajemen. Para akuntan manajemen harus mampu menyesuaikan perubahan tersebut dengan secara terus menerus meningkatkan kemampuannya.
Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa penggunaan teknologi informasi bukanlah merupakan suatu pilihan tetapi keharusan. Perusahaan menyadari bahwa keterbelakangan dalam bidang teknologi informasi berarti ketinggalan informasi yang dampak selanjutnya adalah ketidakmampuan untuk bersaing. sehingga hal ini memberikan tantangan baru bagi akuntan manajemen. Dalam perencanaan implementasi teknologi informasi akuntan manajemen harus mampu melakukan analisis biaya dan manfaat secara akurat, yang perlu dipertimbangkan bukan hanya biaya investasi saja, melainkan juga biaya perawatan dan biaya operasi, termasuk biaya tenaga ahli dan pemakaian jaringan pada pihak ketiga. Investasi teknologi informasi yang layak dilakukan, adalah yang secara jelas berfungsi dalam mendukung proses penambahan nilai bagi perusahaan.

PERUSAHAAN DAN MANAJEMEN GLOBAL TEKNOLOGI INFORMASI

BAGIAN I  MENGELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

1.1 Bisnis dan TI

Pentingnya strategi dan operasi teknologi informasi dalam bisnis tidak lagi diragukan. Seperti yang tampak dalam abad ke-21, banyak perusahaan di seluruh dunia berkeinginan untuk mengelola dirinya sendiri menjadi pembangkit daya (power-house) bisnis global melalui berbagai investasi besar dalam e-business, e-commerce, dan usaha TI lainnya yang global. Jadi, terdapat kebutuhan nyata bagi para manajer bisnis dan praktisi bisnis untuk memahami bagaimana mengelola fungsi organisasi yang penting ini.

1.2 Mengelola Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah komponen penting dalam keberhasilan bisnis perusahaan. Akan tetapi, teknologi informasi juga merupakan sumber daya bisnis penting yang harus dikelola dengan benar. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam memastikan keberhasilan atau yang memberi kontribusi pada kegagalan usaha bisnis strategis perusahaan. Oleh karena itu, mengelola sistem dan teknologi informasi yang mendukung proses bisnis modern perusahaan adalah tantangan besar untuk para manajer bisnis dan TI, serta praktisi bisnis. Ilustrasi salah satu pendekatan untuk mengelola teknologi informasi dalam perusahaan besar dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini. Pendekatan manajerial memiliki tiga komponen utama :

• Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagai strategi bisnis/TI. Dipimpin oleh CEO dan CIO (Chief Information Officer), proposal dikembangkan oleh para manajer bisnis dan pakar TI untuk menggunakan TI agar dapat mendukung prioritas strategis bisnis perusahaan. Proses perencanaan bisnis/TI sesuai dengan tujuan bisnis strategis TI. Proses tersebut juga meliputi evaluasi proyek bisnis/TI yang diajukan.
• Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis/TI baru. Ini adalah tanggung jawab utama dari CIO dan CTO (Chief Technology Officer). Area manajemen TI ini melibatkan pengelolaan proses pengembangan sistem informasi dan implementasinya, serta tanggung jawab penelitian ke dalam penggunaan bisnis yang strategis atas teknologi informasi baru.
• Mengelola organisasi TI dan infrastruktur TI. CIO dan para manajer TI berbagi tanggung jawab untuk mengelola pekerjaan para pakar TI yang biasanya diatur dalam berbagai tim proyek serta subunit organisasi lainnya. Selain itu, mereka bertanggung jawab untuk mengelola infrastruktur TI dari hardware, software, database, jaringan telekomunikasi, dan sumber daya TI lainnya, yang harus diperoleh, dioperasikan, dimonitor, dan dipelihara.

Gambar 1. Komponen utama dari manajemen teknologi informasi

1.3 Perencanaan Bisnis/TI

Pada Gambar 2. mengilustrasikan proses perencanaan bisnis/TI, yang berfokus pada penemuan pendekatan inovatif untuk memasukkan nilai pelanggan perusahaan dan tujuan nilai bisnis perusahaan. Proses perencanaan ini mengarah pada pengembangan model strategi dan bisnis untuk berbagai aplikasi, proses, produk, dan layanan baru. Kemudian perusahaan dapat mengembangkan strategi TI dan arsitektur TI yang mendukung pembangunan dan implementasi aplikasi bisnis mereka yang baru saja direncanakan.

 Gambar 2. Proses perencanaan bisnis/TI menekankan pada fokus nilai pelanggan dan bisnis untuk mengembangkan strategi dan model bisnis, serta arsitektur TI untuk aplikasi bisnis.

Baik CEO maupun CIO perusahaan harus mengelola pengembangan strategi pelengkap dalam bisnis dan TI untuk memenuhi nilai pelanggan dan visi nilai bisnis mereka. Proses adaptasi bersama ini diperlukan karena teknologi informasi cepat berubah, tetapi merupakan komponen penting dalam banyak usaha bisnis yang strategis. Proses perencanaan bisnis/TI memiliki tiga kompenen utama :

• Pengembangan strategi. Mengembangkan berbagai strategi bisnis yang mendukung visi bisnis perusahaan. Contohnya, menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem e-business inovatif yang berfokus pada nilai pelanggan dan bisnis.
• Manajemen sumber daya. Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan, termasuk personel SI, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan.
• Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategis yang mencerminkan artistektur teknologi informasi yang didesain untukmendukung usaha bisnis/TI perusahaan.

1.3.1 Arsitektur Teknologi Informasi

Arsitektur TI yang dibuat oleh proses perencanaan strategis bisnis/TI adalah desain konseptual, atau cetak biru, yang meliputi komponen utama berikut ini :

• Platform teknologi. Internet, intranet, ekstranet, dan jaringan lainnya, sistem komputer, software sistem, serta software aplikasi perusahaan terintegrasi memberikan infrastruktur, atau platform, untuk komputasi dan komunikasi yang mendukung penggunaan strategis teknologi informasi bagi e-business, e-commerce, dan aplikasi bisnis/TI lainnya.
• Sumber daya data. Banyak jenis database operasional dan khusus, termasuk gudang data dan database internet/intranet yang menyimpan dan memberikan data serta informasi untuk proses bisnis dan dukungan keputusan.
• Arsitektur aplikasi. Aplikasi bisnis dari teknologi informasi didesain sebagai arsitektur terintegrasi atau portofolio dari sistem perusahaan yang mendukung usaha bisnis strategis, serta proses lintas fungsi bisnis. Contohnya, arsitektur aplikasi harus meliputi dukungan untuk ERP terintegrasi dan aplikasi CRM.
• Organisasi TI. Struktur organisasi dari fungsi SI dalam perusahaan dan penyebaran para pakar SI didesain untuk memenuhi strategi yang berubah dari bisnis. Bentuk dari organisasi TI bergantung pada filosofi manajerial dan strategi bisnis/TI yang dibentuk selama proses perencanaan strategis.

1.4 Mengelola Fungsi SI

1.4.1 Mengatur TI

            Pada awal-awal tahun komputasi, perkembangan komputer mainframe besar dan jaringan serta terminal telekomunikasi menyebabkan pemusatan (centralization) hardware, software, database, dan pakar informasi di tingkat perusahaan dari suatu organisasi. Selanjutnya, perkembangan minikomputer dan mikrokomputer mempercepat tren penyusutan (downsizing), yang mengkonfirmasikan pergerakan kembali menuju desentralisasi (decentralization) oleh banyak perusahaan. Jaringan klien/server yang terdistribusi di perusahaan, departemen, kelompok kerja, dan tingkat tim menjadi kenyataan. Hal ini mendorong pergeseran ahli database dan informasi ke beberapa departemen, dan mendorong pembuatan pusat informasi untuk mendukung komputasi oleh pemakai akhir dan kelompok kerja.

Akhir-akhir ini, trennya adalah membuat pengendalian yang lebih terpusat di seluruh manajemen sumber daya TI perusahaan, sementara masih tetap melayani kebutuhan strategis unit-unit bisnisnya, terutama usaha e-business dan e-commerce mereka. Hal ini menghasilkan pengembangan struktur hybrid dengan komponen terpusat dan terdesentralisasi yang dapat dilihat pada Gamabr.3.

Gambar 3. Komponen organisasional fungsi TI

            Beberapa perusahaan membentuk fungsi sistem informasinya masuk ke dalam anak perusahaan SI yang menawarkan layanan SI ke organisasi eksternal serta induk perusahaan mereka sendiri. Perusahaan lainnya membuat atau memebentuk unit bisnis e-commerce atau unit bisnis yang berkaitan dengan internet, atau kelompok TI dalam perusahaan atau unit bisnis terpisah. Perusahaan lainnya mengontrakkan keluar (outsourcing), yaitu mengalihkan semua bagian dari operasi SI perusahaan ke kontraktor luar yang disebut sebagai integrator system. Selain itu, beberapa perusahaan melakukan outsourcing untuk mendapatkan software dan mencari dukungan ke application service provider (ASP), yang akan menyediakan dan mendukung aplikasi bisnis dan software lainnya melalui internet serta intranet ke semua terminal kerja karyawan perushaan.

1.4.2 Mengelola Pengembangan Aplikasi  

Manajemen pengembangan aplikasi (application development management) melibatkan pengelolaan berbagai aktivitas seperti analisis dan desain sistem, pembuatan prototipe, pemrograman aplikasi, manajemen proyek, jaminan kualitas, dan pemeliharaan sistem untuk semua proyek pengembangan bisnis/TI yang besar. Mengelola pengembangan aplikasi membutuhkan pengelolaan berbagai aktivitas tim yang terdiri dari analis sistem, pengembang software, dan pakar SI lainnya yang bekerja dalam berbagai proyek pengembangan sistem informasi. Jadi, manajemen proyek adalah kunci tanggung jawab manajemen TI apabila menginginkan proyek bisnis/TI diselesaikan tepat waktu, dalam batas anggaran mereka, serta memenuhi tujuan desainnya. Selain itu, beberapa kelompok pengembang sistem telah membuat pusat pengembangan yang diisi dengan pakar SI. Peran mereka adalah untuk mengevaluasi berbagai alat pengembangan aplikasi baru dan membantu para pakar SI untuk menggunakannya agar dapat meningkatkan usaha perkembangan aplikasi mereka.

1.4.3 Mengelola Aplikasi SI

Manajemen operasi SI (IS operations management) berkaitan dengan penggunaan sumber daya hardware, software, jaringan dan sumber daya manusia dalam perusahaan atau pusat data (data centers) unit bisnis (pusat komputer) dari sebuah organisasi. Aktivitas operasional yang harus dikelola meliputi operasi sistem komputer, manajemen jaringan, pengendalian produksi, dan dukungan produksi.

Sebagian besar aktivitas manajemen diotomatisasi melalui penggunaan paket software untuk manajemen kinerja sistem komputer. Pemonitor kerja sistem (system performance monitor) ini memonitor pemrosesan pekerjaan komputer, memebantu mengembangkan jadwal terencana operasi komputer yang dapat mengoptimalkan kinerja sistem komputer, serta menghasilkan statistik terinci yang tidak ternilai harganya untuk perencanaan dan pengendalian kapasitas komputer yang efektif.

Pemonitor kinerja sistem juga memasok informasi yang dibutuhkan oleh sistem pembebanan kembali (chargeback system) yang mengalokasikan biaya ke para pemakai berdasarkan pada layanan informasi yang diberikan. Semua biaya yang timbul dicatat, dilaporkan, dialokasikan, dan dibebankan kembali ke unit bisnis tertentu yang merupakan pemakai akhir, tergantung pada penggunaan mereka atas sumber daya sistem tersebut.

Banyak pemonitor kinerja juga memiliki kemampuan pengendalian proses (process control). Paket software semacam itu tidak hanya memonitor tetapi juga secara otomatis mengendalikan operasi komputer di pusat data yang besar. Beberapa menggunakan modul sistem pakar (expert system) bawaan yang didasarkan pada pengetahuan yang dikumpulkan dari para pakar dalam operasi sistem komputer serta sistem operasi teretntu. Pemonitor kinerja ini memebrikan operasi komputer yang lebih efisien daripada sistem yang dioperasikan oleh manusia. Mereka juga memungkinkan pusat data yang “berjalan” di beberapa perusahaan, tempat sistem komputer dioperasikan secara otomatis, khususnya setelah jam kerja normal.

1.4.4 Manajemen Sumber Daya Manusia dalam TI

            Keberhasilan atau kegagalan dari organisasi layanan informasi terutama terletak pada kualitas orang-orangnya. Banyak perusahaan yang menggunakan computer merekrut, melatih, dan melatih kembali persobel SI yang berkualifikasi sebagai salah satu tantangan mereka. Mengelola fungsi layanan informasi melibatkan manajemen dari personel manajerial, teknis, dan administratif. Salah satu pekerjaan yang paling penting dari para manajer layanan informasi adalah untuk merekrut personel yang berkualifikasi dan untuk mengembangkan,mengatur, serta mengarahkan kemampuan kinerja yang ada saat ini. Para karyawan harus secara terus-menerus dilatih untuk dapat mengejar perkembangan terakhir dalam bidang yang bergerak cepat dan sangat berbau teknis.

1.4.5 CIO dan Eksekutif TI Lainnya

            Direktur TI  (Chief Information Officer - CIO) mengawasi semua penggunaan teknologi informasi dalam banyak perusahaan, dan menyesuaikannya dengan tujuan strategis bisnis. Jadi, semua layanan komputer tradisional, teknologi internet, layanan jaringan telekomunikasi, dan teknologi SI lainnya yang mendukung jasa adalah tanggung jawab CIO. Selain itu, CIO tidak mengarahkan aktivitas layanan informasi rutin. Sebagai gantinya, CIO berkonsentrasi pada perencanaan dan strategi bisnis/TI. Mereka juga bekerja denga CEO dan para eksekutif puncak lainnya untuk mengembangkan penggunaan yang strategis atas teknologi informasi dalam e-business dan e-commerce yang membantu membuat perusahaan menjadi lebih kompetitif dalam pasar.

1.4.6 Manajemen Teknologi

Perubahan dalam teknologi informasi, seperti kebangkitan PC, jaringan klien/server, dan internet serta intranet, telah datang secara cepat dan secara dramatis, serta diperkirakan akan berlanjut di masa mendatang. Perkembangan dalam teknologi sistem informasi telah, dan akan terus memiliki dampak besar atas operasi, biaya, lingkungan kerja manajemen, dan posisi bersaing banyak organisasi.

Jadi, semua teknologi informasi harus dikelola sebagai platform teknologi karena melakukan integrasi secara internal berfokus pada atau secara eksternal menghadapi berbagai aplikasi bisnis. Di banyak perusahaan, manajemen teknologi merupakan tanggung jawab utama dari Chief Technology Officer (CTO), yang bertanggung jawab atas semua perencanaan dan penggunaan teknologi informasi.

            1.4.7 Mengelola Layanan Pemakai

            Banyak perusahaan telah merespons dengan membuat fungsi-fungsi layanan pemakai (user service), atau layanan klien, untuk mendukung serta mengelola komputasi pemakai akhir dan kelompok kerja. Layanan pemakai akhir memberi baik peluang maupun masalah bagi para manajer unit bisnis.

Kebanyakan organisasi masih membuat dan menegakkan kebijakan untuk perolehan hardware serta software oleh para pemakai akhir dan unit bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian mereka dengan standar perusahaan untuk hardware, software, dan konektivitas jaringan. Hal lain yang juga penting adalah pengembangan aplikasi dengan keamanan dan pengendalian kualitas yang memadai untuk menyebarkan kinerja yang benar dan menjaga integritas jaringan serta database perusahaan dan departemen.

1.5 Kegagalan dalam Manajemen TI

Mengelola teknologi informasi bukanlah tugas yang mudah. Fungsi sistem informasi memiliki masalah kinerja dalam banyak organisasi. Manfaat yang dijanjikan dalam teknologi informasi belum muncul dalam banyak kasus perusahaan. Dalam banyak organisasi, teknologi informasi tidak digunakan secara efektif dan efisien. Contohnya :

• Teknologi informasi tidak digunakan secara efektif oleh berbagai perusahaan yang menggunakan TI terutama untuk mengkomputerisasikan proses bisnis tradisional dan bukannya untuk mengembangkan proses e-business yang inovatif dengan melibatkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, e-commerce, serta pendukung keputusan yang dijalankan melalui Web.
• Teknologi informasi tidak digunakan secara efisien oleh sistem informasi yang memebri waktu respons yang lama dan sering kali nanti, atau pakar dan konsultan SI yang mengelola berbagai proyek pengembangan aplikasi dengan tidak benar.

1.5.1 Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen

            Keterlibatan tingkat manajerial dan pemakai akhir (management and end user involvement) yang ekstensif dan berarti, adalah bahan utama dari kinerja sistem informasi yang berkualitas tinggi. Melibatkan para manajer bisnis dalam keterbukaan dari fungsi SI dan praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi SI, seharusnya akan membentuk respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam meningkatkan nilai bisnis teknologi informasi.

Melibatkan para manajer dalam manajemen TI (dari CEO hingga para manajer unit bisnis) membutuhkan pengembangan struktur tata kelola (governance structures) – seperti dewan eksekutif dan komite pelaksana – yang mendorong keterlibatan aktif mereka dalam perencanaan dan pengendalian penggunaan bisnis TI. Jadi, banyak organisasi memiliki kebijakan yang mensyaratkan para manajer terlibat dalam keputusan TI yang dapat mempengaruhi unit bisnis mereka. Hal ini membantu para manajer untuk menghindari masalah kinerja SI dalam unit bisnis dan proyek pengembangan mereka. Melalui tingkat keterlibatan yang tinggi ini, para manajer dapat meningkatkan nilai bisnis strategis dari teknologi informasi.