KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI

PENGERTIAN ORGANISASI

Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli Everett M. Rogers:
“Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”

Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli Harold Lasswell:
Who Says What In Which Channel to Whom With What Effect? Atau Siapa Mengatakan Apa Dengan Saluran Apa Kepada Siapa Dengan Pengaruh Bagaimana?

 Komunikasi terbagi dua yaitu verbal dan non verbal. Komunikasi verbal yaitu suatu proses komunikasi dengan menggunakan simbol atau lambang-lambang. Simbol-simbol yang digunakan selain sudah ada yang diterima menurut konvensi internasional seperti simbol lalu-lintas, alfabet latin, simbol matematika, juga .terdapat simbol-simbol lokal yang hanya bisa dimengerti oleh kelompok-kelompok masyarakat tertentu. Sedangkan komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dengan menggunakan kode non verbal. 

Kode non verbal biasa disebut bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language), maupun bahasa tubuh (body language).

Unsur-unsur penting lainnya dalam komunikasi adalah dengan adanya : sumber, pesan, media, penerima, efek dan umpan balik.

1.     Sumber
Adalah pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antar manusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam kelompok misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber biasa disebut juga komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender atau decoder.

2.     Pesan
Adalah sesuatu yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi.

3.    Media.
Media yang dimaksud di sini adalah alat yang digunakan untuk   memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.

4.    Penerima.
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih. Penerima biasa disebut komunikan atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau receiver.

5.    Efek
Efek atau pengaruh adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa tergantung dari pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. (De Fleur, 1982)

6.    Umpan Balik.
Adalah suatu bentuk tanggapan balik dari penerima setelah memperoleh pesan yang diterima.

Dalam ilmu komunikasi juga dikenal beberapa macam tipe komunikasi. Joseph A. DeVito seorang professor komunikasi di City University of New York dalam bukunya Communicology membagi komunikasi atas empat macam yaitu : komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi publik dan komunikasi massa.

1.    Komunikasi Intrapribadi (Intrapersonal Communication)
Merupakan proses komunikasi yang terjadi dalam diri individu atau dengan kata lain proses berkomunikasi dengan diri sendiri.

2.    Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communication)
Merupakan proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih secara tatap muka, seperti yang dinyatakan oleh Pace (1979) bahwa “Interpersonal communication is communication involving two or more people in a face to face setting”

3.    Komunikasi Publik (Public Communication)
Sesuai namanya, komunikasi publik menunjukkan suatu proses komunikasi di mana pesan-pesan disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap muka di depan khalayak yang lebih besar.

4.    Komunikasi Massa (Mass Communication)
Komunikasi massa dapat didefinisikan sebagai proses komunikasi yang berlangsung di mana pesannya dikirim dari sumber yang melembaga kepada khalayak yang sifatnya massal melalui alat yang bersifat mekanis separti radio, televisi, surat kabar dan film.

Seperti telah dijelaskan bahwa pihak yang mengirim pesan kepada khalayak disebut komunikator. Sebagai pelaku dalam proses komunikasi, komunikator memegang peranan yang sangat penting terutama dalam mengendalikan jalannya komunikasi. Untuk mencapai komunikasi yang efektif, seorang komunikator selain dituntut untuk mengenal dirinya terlebih dahulu, maka ia juga harus memiliki kepercayaan (credibility), daya tarik (attractiveness) dan kekuatan (power).

Faktor lain yang menentukan berhasil tidaknya komunikasi adalah homophily, yakni adanya kesamaan yang dimiliki oleh seorang komunikator dengan khalayaknya misalkan dalam hal bahasa, pendidikan, agama, usia dan jenis kelamin.  Dalam berkomunikasi juga terdapat tujuan yang ingin dicapai, yaitu untuk menciptakan kesesuaian, kesamaan, dan pemahaman yang sama tentang informasi, ide, pemikiran dan sikap terhadap orang, pihak atau kelompok tertentu.

 BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dalam kehidupan organisasi terdiri dari berbagai unsur, yang mempunyai maksud dan tujuan agar organisasi yang dimilikinya tetap dipertahankan dan diarahkan demi untuk perkembangan yang lebih dinamis.
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk:
1. Komunikasi vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.
Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:
a. Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.
b. Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.
c. Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.

Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya.
Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya.
Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk:
a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan.
2. Komunikasi horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.
Fungsi komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.
3. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain.
Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain.

BENTUK KOMUNIKASI BERDASAR STRUKTUR ORGANISASI
 

1. Superior - subordinate communication
Disebut juga downward communication yaitu komunikatornya adalah atasan
dan komunikasinya adalah bawahannya.

Katz & Kahn menyebutkan 5 bentuk komunikasi downward, yaitu:
a. memberi tugas rinci - job instruction
b. memberi informasi tentang prosedur organisasi dan latihan-latihan.
c. memberi informasi tentang rastionale of the job yaitu alasan mengapa tugas
tersebut harus dilakukan
d. memberi tahu tentang kinerja anak buah
e. memberi informasi tentang ideologi organisasi (visi, misi) untuk memudahkan
dalam mencapai tujuan organisasi.
Media yang digunakan adalah media tulis, media lesan, interaktif.

2. Subordinate - initiated communication
Disebut juga dengan upward communication yaitu komunikasi yang terjadi dari
bawahan ke atasannya.
Adapun bentuknya adalah:
a. Informasi pribadi tentang gagasan, sikap, peampilan kerja.
b. Informasi feedback tentang performance teknis, beberapa informasi penting
lainnya.
3. Interactive communication
Komunikasi yang terjadi pada karyawan yang selevel.
Bentuknya adalah
a. Task coordination
b. Problem solving
c. Information sharing
d. Conflict Resolution
Beberapa faktor pada struktur organisasi yang berpengaruh pada pola komunikasi antara lain
a. ukuran
b. sentralisasi - desentralisasi
c. degrees of uncertainity

Sumber :

http://www.sarjanaku.com/2012/09/pengertian-komunikasi-teori-fungsi.html

http://www.batan.go.id/mediakita/current/mediakita.php?group=Inovasi&artikel=inv2&hlm=2

http://musfialdy.blogspot.com/2010/08/fungsi-dan-bentuk-komunikasi-dalam.html

MACAM dan TYPE ORGANISASI

Macam-macam dan Jenis Organisasi dalam ruang lingkup bisnis

Perkembangan ekonomi telah mendorong terbentuknya organisasi dalam berbagai bentuk. Dari segi unit usaha maupun dari segi tujuan yang ada disekeliling kita, dapat diamati bahwa masing-masing unit usaha mempunyai karakteristik yang berbeda-beda baik dari segi skala usaha untuk mencapai tujuan masing-masing organisasi, kepemilikan, permodalan, pembagian laba sampai tanggung jawab. Berdasarkan karakteristik yang berbeda tersebut maka tiap unit usaha memerlukan pengelolaan yang berbeda pula. Setiap organisasi yang didirikan dapat berbentuk Organisasi Niaga (Perseroan Terbatas, CV, Joint Ventura, Fa, Koperasi, Trust, Kartel, Holding Company), Organisasi Sosial maupun Organisasi Regional dan Internasional.

Dari segi tujuan, macam-macam organisasi dapat dibedakan menjadi:

A.    Organisasi Niaga atau Organisasi Ekonomi.

Organisasi niaga atau ekonomi adalah organisasi yang tujuan utamanya mendapatkan keuntungan yang sebesar –besarnya .  Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi niaga adalah memproduksi dan mendistribusi barang dan jasa. Pelayanan yang di berikan adalah memberikan barang/jasa guna mendapatkan imbalan dalam bentuk uang. Konsumen dibebani biaya operasi dan laba. Karena itu organisasi ekonomi disebut juga organisasi keuntungan atau profit organization.

Organisasi niaga dibedakan menjadi dua, yaitu:

1.      Organisasi niaga swasta

a.     Firma(Fa)

Dasar hukum yang mengatur berdirinya Firma sapat dijumpai pada Pasal 16 Undang-undang Hukum dagang, yang antara lain menyatakan bahwa Firma adalah persekutuan untuk menjalankan perusahaan di bawah nama bersama. Tanggung jawab para anggota firma (para firma) tidak terbatas. Keuntungan yang diperoleh dibagi bersama, dan apabila terjadi kerugian maka semua firma ikut menanggungnya.

b.     Koperasi

Koperasi adalah organisasi ekonomi rakyat yang berwatak social, beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi yang merupakan tata-susunan ekonomi sebagai usaha bersama berdasarkan azas-azas kekeluargaan. Landasan hukum koperaasi di Indonesia ialah Undang-Undang Perkoperasian No.25  Tahun 1992.

Berdasarkan kepada Undang-Undang tersebut kemudaian ditetapkan landasan kopersai yang terdiri dari:

1)      Landasan idil adalah Pancasila.

2)      Landasan Struktural adalah Undang-Undang.

3)      Landasan mental adalah setia kawan dan kesadaran pribadi.

Koperasi dibedakan menjadi :

1)      Kopersai Primer, adalh unit koperasi terkecil dan beranggotakan paling   sedikit 20 orang.

2)      Pusat Koperasi, merupakan gabungan dari beberapa koperasi primer, paling sedikit terdairi dari lima koperasi primer yang berbadan hukum.

3)      Gabungan Koperasi, adalah koperasi yang paling sedikit terdiri dari tiga pusat koperasi yang berbadan hukum.

                  4)      Induk Koperasi, adalah koperasi yang paling sedikit  tediri dari tiga gabungan      koperasi yang berbadan hukum.

2.      Organisasi Niaga Pemerintah

1) PT Pemerintah atau PT (Persero) atau PT Negara (Persero), adalah PT yang sahamnya dimiliki oleh pemerintah , baik sebagian maupun seluruhnya, baik Pemerintah Pusat maupun oleh Pemerintah Daerah. Badan Usaha Milik Negaara dibedakan menjadi PT Negara (Persero), Peusahaan Daerah,Persahaan Negara Umum (Perum), dan Perusahaan Negara Jawatan (Perjan).

a.      Saham PT negara (Persero) dan Perusahaan Daerah dipisahkan dengan kekayaan negaara. Tujuan Persero dan Perusahaan Daerah adalah mencari keuntungan maksimium.

b.     Perusahaan Negara Umum (Perum) dan Perusahaan Negara Jawatan (Perjan), bukan organisasi ekonomi yang semata-mata mencari keuntungan. Tujuan Perum dan Perjan adalah memberikan pelayanan terhadap kepentingan umum dalam bidang jasa dan kesejahteraan.

Pelayanan yang diberikan oleh Perum dan Perjan harus berdasarkan kepada efisiensi dan efektifitas perusahaan.

 Beberpa contoh Badan Usaha Milik Negara , misalnya :

 PT. Negara (Persero):

                  PT. Angkasa Pura (pesero)

 PT. Bank Mandiri (perero)

 PT. Perusahaan Listrik Negara (Persero)

 PT. Kereta Api (Persero)

 PT.Bank Tebungan Negara (Persero)

2)Perusahaan Daerah : PD Pasar Jaya, PD Percetakan Raadya Indria,PD Patal (Pabrik Pemintalan) Cilacap.

B.     organisasi sosial dan kemasyarakatan

a.Pengertian dan Ciri Organisasi Kemasyarakataan

Yang dimaksud dengan organisasi kemasyarakataan adalah organisasi kemasyarakataan seperti yang dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1985 tentang Organisasi Kemasyarakataan . pasal 1 Undang-Undang Nomer 8 1985 memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan organisasi kemasyarakataan adalah organisasi yang di bentuk oleh anggota masyarakat warga Negara Indonesia secara sukarela atas dasar kesamaan kegiatan ,profesi,fungsi,agama dan kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa, untuk berperan serta dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila.

Sedang organisasi atau perhimpunan yang dibntuk oleh pemerintah, seperti Praja Muda Karana (Pramuka),Korps Pegawai Republik Indoesia (Kopri), dan lain sebagainya, serta organisasi atau perhimpunan yang dibentuk oleh anggota masyarakat warga Negara Republik Indonesia yang bergerak dalam bidang perekonomian seperti  perekonomian seperti Koperasi, Perseroan Terbatas , dan lain sebagainya, tidak termasuk dalam pengertian Organisasi Kemasyarakataan seperti dimaksud dalam pasal 1 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1985.

b.Pembinaan dan Wadah Organisasi Kemasyarakataan

            Pasal 12 ayat 1 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1985 mengatakan bahwa pemerintah melakukan pembinaan terhadap organisasi kemasyarakataan .Pengaturan dan pembinaan terhadap organisasi kemasyarakataan diarahkan kepada pencapaian dua sasaran pokok , yaitu sebgai berikut :

1)      Terwujudnya organisasi kemasyarakatan yang mampu memberikan pendidikan kepada masyarakat warganegara Republik Indonesia kea rah :

a.       Makin mantapnya kesadaran kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945;

b.      Tumbuhnya gairah dan dorongan yang kuat pada manusia dan masyarakat Indonesia untuk ikut serta aktif dalam pembangunan nasional

2)      Terwujudnya organisasi kemasyarakataan yang mandiri dan mampu berperan secara berdaya guna sebagai saran untuk berserikat atau berorganisasi bagi masyarakat warganegara Republik Indonesia guna menyalurkan aspirasi dalam membangun nasional, yang sekaligus merupakan penjabaran pasal 28 undang-undang Dasar 1945 ( lihat penjelasan umum Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1985).

Mengenai wadah pembinaan organisasi kemasyarakataan , pasal 8 Undang-Undang No.8 Tahun 1985 menyatakan sebagai berikut.

            “untuk lebih berperan dalam melaksanakan fungsinya , organisasi kemasyarakatan berhimpundalam satu wadahpembinaan dan pembanguan yang sejenis “.

            Kemudaian dijelaskan lebih lanjut bahwa dengan tidak mengurangi kebebasan untuk lebih berperan dalam melaksanakan fungsinya,organisasi kemasyarakatan berhimpun dalam satu wadah pembinaan dan pembangunan yang sejenis sesuai dengan kesamaan kebiasaan , profesi, fungsi, agama, dan kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

            Yang dimaksud dengan “suatu wadah pembinaan dan pengembangan yang sejenis” ialah hanya ada satu wadah untuk setiap jenis , seperti untuk organisasi kemasyarakataan pemuda dalam wadah yang sekarang bernama Komite Nasional Indonesia  (KNPI). Untuk  organisasi kemasyarakaatan tani dalam wadah yang sekarang bernama Himpunan Kerukunan Tani Indonesia(HKTI).dan lain sebagainya.

c.Fungsi Organisasi Kemasyarakataan

Fungsi organisasi kemasyarakataan diatur dalam Pasal 5 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1985 yang menyatakan bahwa organisasi kemasyarakataan berfungsi sebagai :

1)      Wadah penyalur kegiatan sesuai kepentingan anggotanya. Dikatakan sebagai wadah penyalur kegiatan karena organisasi kemasyarakatan dibentuk atas dari sifat kekhususannya masing-masing, maka sudah semestinya apabila organisasi kemasyarakatan berusaha melakukan kegiatan sesuai dengan kepentingan para anggota.

2)      Wadah pembinaan dan pembangunan anggotanya dalam usaha mewujudkan tujuan organisasi . hal ini berarti bahwa organisasi kemasyarakataan sebagai wadah pembinaan dan pengembangan  anggotanya merupakan tempat penenpaan kepemimpinan dan dan pengikatan keterampilan yang dapat disumbangkan ke dalam pembangunan di segala bidaang.

3)      Sebagai sarana oenyalur aspirasi anggota dan sebagai sarana komunikasi sosial timbale balik antar anggota dan/atau antar organisasi kemasyarakataan , dan antar organisasi kemasyarakataan dengan organisasi kekuataan social politik,badan permusyawaratan/perwakilan rakyat dan pemerintah.

d.Jalur Pembentukaan Organisasi Kemasyarakatan

            Organisasi kemasyarakatan dapat dibentuk melalui berbagai macam jalur, antaraa lain :

1)      Jalur keagamaan , misalnya :

-          Majelis Ulama Indonesia (MUI)

-          Konfrinsi wali Gereja Indonesia (PWI)

-          Dewan Gereja-gereja Indonesia(DGI), dan sebagainya.

2)      Jalur profesi , misalnya :

-          Ikatan Dokter Indonesia (IDI)

-          Persatuaan Wartawan Indonesia (KWI)

-          Persatuaan Sarjana Hukum Indonesia (Persahi), dan sebagainya.

3)      Jalur kepemudaan misalnya:

-          Komite Nasional Pemuda Indonesia (KNPI)

-          Angkataan Muda Pembaharuan Indonesia(AMPI)

4)      Jalur Kemahasiswaan , misalnya :

-          Persatuaan Mahasiswa Khatolik Republik Indonesia(PMKRI)

-          Himpunan Mahasiswa Islam (HMI)

-          Gerakan Mahasiswa keristen Indonesia (GMKI),dan sebagainya.

5)      Jalur kepartaian dan kekaryaan , misalnya:

-          Partai Persatuan Pembangunan (PPP)

-          Partai Demokrasi Indonesia (PDI)

-          Partai Golongan Karya Golkar).

Disamping melalui berbagai jalur tersebut di atas , organisasi kemayarakatan dapat dibentuk melalui jalur-jalur lain, misalnya kesenian dan sebagainya.

            Jalur pembentukan institusi adalah jalur pembentukan untuk setiap jenis institusi/organisasi formal, informasi , non formal , institusi kemasyarakaatan maupun untuk institusi organisasi perekonomiaan . sedang jalur pembentukan organisasi kemasyarakatan adalah jalur pembentukan khusus untuk organisasi kemasyarakataan , yang lebih menitik beratkan dari segi formalnya.

            Mengenai ketentuan-ketentuan tentang organisasi kemasyarakatan dapat dibaca lebih lanjut dalam Undang-Undang Nomor 8 tahun 1985 tentang Organisasi Kemasyarakataan .

C.    ORGANISASI REGIONAL INTERNASIONAL

Organisasi Regional organisasi yang luas wilayahnya meliputi beberapa negara tertentu saja .

Ruang Lingkup Organisasi Regional

Peran yang dimainkan oleh organisasi-organisasi regional sangat berbeda bergantung pada karakteristik organisasi tersebut. Karakteristik ini dipengaruhi oleh faktor geografis, ketersediaan sumber-sumber dan struktur organisasi. Perbedaan faktor-faktor ini akan mempengaruhi bentuk Organisasi Regional dan organ-organ yang menopangnya. Perbedaan karakter ini juga nantinya akan berpengaruh pada mekanisme dan prosedur penyelesaian konflik yang ditempuh untuk menyelesaikan sengketa antara anggota dalam sebuah Organisasi Regional. Sebagai contoh: ASEAN (Association of Southeast Asian Nations = Perhimpunan Bangsa-bangsa Asia Tenggara (PERBARA) ( Dibentuk 8 Agustus 1967, memiliki 10 negara anggota, Timor Leste dan Papua new Guinea hanya sebagai pemantau, dan masih mempertimbangkan akan menjadi anggota).

Ruang Lingkup Organisasi Internasional

Organisasi internasional adalah suatu bentuk dari gabungan beberapa negara atau bentuk unit fungsi yang memiliki tujuan bersama mencapai persetujuan yang juga merupakan isi dari perjanjian atau charter. Sebagai contoh : PBB (Perserikatan Bangsa-Bangsa).

Sumber :
Buku --> Dasar -Dasar Ilmu Organisasi
Oleh -->  Andi, Yogyakarta